Praca hybrydowa daje pracownikom możliwość wykonywania obowiązków zawodowych z domowego zacisza, ale dla managerów oznacza wyzwania. Jednym z najtrudniejszych z nich jest uczciwe i zgodne z prawem rozliczanie godzin pracy poza biurem. Jeśli Twój zespół działa w modelu hybrydowym, dowiedz się, jak zarządzać ewidencją czasu pracy bez chaosu, bez niesprawiedliwości i bez ryzyka błędów prawnych.
Zacieranie granic czasu pracy – dlaczego model hybrydowy sprzyja powstawaniu nadgodzin?
Model pracy hybrydowej łączy pracę stacjonarną z pracą zdaIną i z założenia ma być elastyczny. Problem w tym, że elastyczność bez jasnych reguł łatwo zamienia się w rozmazanie granic między życiem zawodowym a prywatnym.
Pracownicy odbierają służbowe wiadomości wieczorami, łączą się na szybkie calle w trakcie przerwy na lunch i kończą projekty po kolacji. Każdy z tych momentów może być nadgodziną – w zależności od okoliczności.
Z perspektywy pracodawcy to konkretne ryzyko prawne i finansowe. Kodeks pracy nie przewiduje żadnych wyjątków dla pracy zdalnej ani hybrydowej – obowiązek ewidencjonowania czasu pracy dotyczy każdego pracownika, niezależnie od miejsca wykonywania obowiązków. Firma, która tego nie robi, naraża się na postępowania kontrolne Państwowej Inspekcji Pracy i roszczenia ze strony pracowników.
Kodeks pracy a home office – jak legalnie i uczciwie ewidencjonować czas pracy na odległość?
W lipcu 2023 roku weszły w życie przepisy dotyczące pracy zdalnej, które uregulowały zasady świadczenia pracy poza biurem. Kodeks pracy nakłada na pracodawcę obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy – także w przypadku pracy zdalnej i hybrydowej.
Co konkretnie musi znaleźć się w takiej ewidencji? Zgodnie z art. 149 Kodeksu pracy pracodawca ma obowiązek prowadzić ewidencję czasu pracy w celu prawidłowego ustalenia wynagrodzenia pracownika i innych świadczeń. Ewidencja powinna zawierać informacje o dobach pracowniczych, godzinach przepracowanych, pracy w godzinach nocnych, nadgodzinach, niedzielach i świętach, a także o dniach wolnych, urlopach, zwolnieniach lekarskich i innych nieobecnościach.
Jednak jak w przypadku modelu hybrydowego rozróżnić czas pracy od czasu dyspozycji pracodawcy? Pracownik, który pracuje z domu i odpisuje na maile podczas przygotowywania obiadu, nie zawsze wie, od którego momentu należy mu się wynagrodzenie. Tutaj wchodzą do gry zasady ustalone wewnątrz firmy. Powinny one precyzować godziny dostępności, sposób rejestrowania pracy oraz procedurę zgłaszania godzin ponadwymiarowych.
Sprawdzone procedury i narzędzia do sprawiedliwego rozliczania pracy po godzinach
W modelu hybrydowym procedury rozliczania nadgodzin muszą być szczególnie dobrze przemyślane, gdyż brakuje w nim biurowego środowiska, które samo w sobie narzuca pewne rytmy i granice. Co konkretnie warto wdrożyć?
Zacznij od polityki nadgodzin, którą każdy rozumie
Polityka nadgodzin powinna być prosta, konkretna i zakomunikowana w zrozumiały sposób. Pracownik powinien wiedzieć, kiedy i jak zgłosić pracę po godzinach, co dostanie w zamian i w jakim terminie.
Dobra praktyka to także wymagana uprzednia zgoda menedżera na nadgodziny. Dzięki temu praca po godzinach jest świadomie planowana przez firmę. Ogranicza to również ryzyko, że pracownik będzie pracował po godzinach z własnej inicjatywy, bez wiedzy przełożonego, a potem oczekiwał wynagrodzenia.
Narzędzia, które robią różnicę w codziennym zarządzaniu
Rejestrowanie czasu pracy powinno wpisywać się w naturalny rytm pracy zespołu. Można wykorzystywać do tego komunikatory, dzięki którym rejestracja ta jest obsługiwana jednym kliknięciem. Pracownik loguje start i koniec pracy, a system automatycznie oblicza nadgodziny.
Praca hybrydowa przynosi wiele korzyści, jednak tylko pod warunkiem, że jest dobrze zorganizowana. Sprawiedliwe rozliczanie nadgodzin to obowiązek, a zarazem element troski o ludzi, o zgodność z prawem i o kulturę pracy.
Artykuł sponsorowany
