Produkcja jest jednym z tych obszarów działalności, w których niewielkie problemy organizacyjne bardzo szybko zaczynają generować realne koszty. Opóźniona dostawa surowca może przesunąć harmonogram, błędna informacja o stanie magazynowym zatrzymać realizację zlecenia, a niedoszacowanie kosztów operacji sprawić, że pozornie rentowne zamówienie okaże się nieopłacalne. Im większa skala działalności, tym trudniej kontrolować takie zależności za pomocą oddzielnych arkuszy, programów księgowych czy niezależnych aplikacji.
Właśnie dlatego przedsiębiorstwa produkcyjne coraz częściej szukają systemów, które pozwalają zarządzać firmą w sposób zintegrowany. Wybór ERP nie powinien jednak sprowadzać się do porównania liczby dostępnych modułów. Znacznie ważniejsze jest to, czy rozwiązanie rzeczywiście odpowiada na sposób funkcjonowania konkretnego zakładu i czy będzie w stanie rozwijać się razem z nim.
ERP w produkcji powinien odwzorowywać rzeczywiste procesy
System ERP jest centralnym środowiskiem, w którym mogą spotykać się informacje dotyczące sprzedaży, zakupów, magazynu, finansów, produkcji oraz obsługi klienta. W przedsiębiorstwie produkcyjnym szczególnego znaczenia nabiera jednak przepływ danych między tymi obszarami.
Przyjęcie zamówienia od klienta wpływa przecież na zapotrzebowanie materiałowe. To z kolei wymaga sprawdzenia stanów magazynowych i ewentualnego uruchomienia zakupów. Termin realizacji zależy natomiast od dostępności maszyn, pracowników oraz innych zleceń znajdujących się już w harmonogramie.
Jeżeli każdy z tych etapów obsługiwany jest w innym środowisku, bardzo łatwo o rozbieżności. Dane trzeba przepisywać, aktualizować ręcznie albo weryfikować w kilku miejscach. W efekcie firma może posiadać dużą ilość informacji, ale niekoniecznie mieć do nich dostęp wtedy, kiedy są naprawdę potrzebne.
Dobrze dobrany ERP powinien przede wszystkim uporządkować ten przepływ.
Od analizy procesów, a nie od listy funkcji
Jednym z częstszych błędów przy wyborze oprogramowania jest rozpoczynanie projektu od prezentacji kolejnych systemów. Dostawca pokazuje dziesiątki funkcjonalności, firma porównuje kolejne rozwiązania, a ostateczna decyzja podejmowana jest na podstawie tego, który system „potrafi więcej”.
Tymczasem właściwa kolejność powinna być odwrotna.
Najpierw warto dokładnie określić sposób działania przedsiębiorstwa. Istotne jest między innymi to, czy produkcja odbywa się seryjnie, jednostkowo czy na zamówienie, jak tworzone są marszruty i struktury materiałowe, w jaki sposób planowane jest zapotrzebowanie na surowce oraz jak rozliczany jest rzeczywisty koszt wykonania produktu.
Trzeba również wiedzieć, gdzie znajdują się obecne ograniczenia. Być może przedsiębiorstwo ma problem z harmonogramowaniem pracy maszyn. W innym zakładzie największym wyzwaniem będzie kontrola półproduktów, terminowość dostaw albo brak bieżących danych o stopniu realizacji zleceń.
Dopiero na podstawie takiej analizy można określić wymagania wobec przyszłego rozwiązania.
Planowanie produkcji powinno uwzględniać realne ograniczenia
Samo utworzenie zlecenia produkcyjnego nie oznacza jeszcze skutecznego zarządzania produkcją. W praktyce jednym z najważniejszych obszarów staje się planowanie.
System powinien dostarczać informacji pozwalających określić, czy przedsiębiorstwo rzeczywiście jest w stanie zrealizować określone zamówienie w zakładanym terminie.
Znaczenie mają między innymi dostępność materiałów, zdolności produkcyjne poszczególnych stanowisk, czas pracy pracowników, planowane przestoje oraz aktualne obciążenie maszyn.
Przy prostym modelu działalności podstawowe narzędzia mogą być wystarczające. W bardziej rozbudowanym zakładzie potrzebne mogą być funkcje MRP albo zaawansowane planowanie APS, pozwalające tworzyć harmonogram z uwzględnieniem ograniczeń zasobowych.
Warto więc ocenić nie tylko obecne potrzeby firmy, lecz także to, czy rozwiązanie będzie można w przyszłości rozszerzyć bez konieczności wymiany całego systemu.
Kontrola kosztów produkcji to jeden z najważniejszych argumentów za ERP
W wielu przedsiębiorstwach szczegółowe ustalenie rzeczywistego kosztu wykonania produktu jest trudniejsze, niż mogłoby się wydawać. Cena materiału to zaledwie jedna część równania.
Do kosztu wytworzenia należy doliczyć pracę ludzi i maszyn, zużycie energii, odpady, przezbrojenia, operacje dodatkowe czy koszty pośrednie. Występują również różnice pomiędzy wartościami planowanymi a rzeczywistymi.
Jeżeli dane zbierane są w kilku niezależnych systemach, uzyskanie pełnego obrazu rentowności konkretnego zlecenia może wymagać czasochłonnego zestawienia informacji.
ERP pozwala powiązać dane produkcyjne z finansowymi. Dzięki temu przedsiębiorstwo może nie tylko kontrolować bieżące koszty, ale również analizować odchylenia i szukać ich przyczyn.
Z punktu widzenia zarządu jest to jedna z najważniejszych korzyści z cyfryzacji produkcji. System nie służy wtedy wyłącznie do rejestrowania zdarzeń, lecz staje się źródłem danych wspierających decyzje biznesowe.
Integracja magazynu, zakupów i produkcji
Produkcji nie da się analizować w oderwaniu od logistyki.
System powinien umożliwiać kontrolę dostępności surowców i półproduktów oraz powiązanie zapotrzebowania z planem produkcyjnym. Pozwala to ograniczyć sytuacje, w których zlecenie zostaje rozpoczęte, ale nie może być kontynuowane z powodu braku jednego komponentu.
Z drugiej strony nadmierne magazynowanie również generuje koszty. Kapitał zostaje zamrożony w zapasach, które mogą przez długi czas nie zostać wykorzystane.
Dobrze skonfigurowane mechanizmy planowania materiałowego pomagają znaleźć równowagę między bezpieczeństwem dostępności a ograniczaniem nadmiernych stanów.
To właśnie możliwość połączenia produkcji, zakupów oraz gospodarki magazynowej w jednym środowisku odróżnia kompleksowy ERP od prostych programów przeznaczonych wyłącznie do rejestrowania zleceń.
Dostęp do aktualnych danych zamiast raportów tworzonych po fakcie
W tradycyjnym modelu zarządzania wiele analiz powstaje dopiero po zakończeniu określonego okresu. Kierownictwo dowiaduje się wtedy, że wystąpiło opóźnienie, zwiększyło się zużycie materiału albo konkretna grupa produktów osiągnęła niższą marżę.
Problem polega na tym, że na reakcję jest już za późno.
Nowoczesne środowisko ERP powinno umożliwiać dostęp do możliwie aktualnych informacji o przebiegu procesów. Dzięki raportowaniu oraz narzędziom Business Intelligence dane mogą być prezentowane w formie czytelnych wskaźników i zestawień.
Nie chodzi przy tym o tworzenie dziesiątek efektownych dashboardów. Najważniejsze jest wybranie takich mierników, które mają znaczenie dla konkretnego przedsiębiorstwa: terminowości realizacji, wykorzystania zasobów, poziomu zapasów, rentowności zleceń czy liczby przestojów.
Możliwość rozbudowy systemu ma znaczenie
ERP jest zwykle rozwiązaniem wybieranym na wiele lat. Dlatego ocenianie go wyłącznie przez pryzmat obecnych potrzeb może prowadzić do problemów w przyszłości.
Firma może otworzyć kolejny zakład, rozpocząć sprzedaż na nowych rynkach, zwiększyć liczbę użytkowników albo zdecydować się na bardziej zaawansowaną automatyzację produkcji. Mogą pojawić się potrzeby związane z systemem WMS, MES, APS, zarządzaniem utrzymaniem ruchu, Business Intelligence czy integracją z maszynami.
Warto więc sprawdzić, czy wybrane rozwiązanie tworzy otwarte środowisko umożliwiające dalszą rozbudowę oraz integrację z innymi aplikacjami.
Przykładem takiej architektury może być Microsoft Dynamics 365 Business Central, który może stanowić podstawę zarządzania finansami, sprzedażą, magazynem i produkcją, a następnie zostać rozszerzony o bardziej wyspecjalizowane rozwiązania dostosowane do potrzeb przedsiębiorstw produkcyjnych.
Partner wdrożeniowy jest równie ważny jak technologia
Nawet bardzo rozbudowany system nie rozwiąże problemów organizacyjnych automatycznie.
Znaczenie ma sposób przeprowadzenia analizy przedwdrożeniowej, konfiguracja procesów, migracja danych, integracje oraz przygotowanie użytkowników do pracy w nowym środowisku. Dostawca powinien więc rozumieć nie tylko sam system, ale również specyfikę przedsiębiorstwa produkcyjnego.
Doświadczenie zespołu wdrożeniowego może być szczególnie istotne przy takich obszarach jak planowanie produkcji, rozliczanie kosztów, gospodarka materiałowa czy obsługa struktur technologicznych.
Wybierając partnera, warto zapytać o doświadczenie w podobnych projektach, metodologię wdrożenia, zakres wsparcia powdrożeniowego oraz możliwości dalszego rozwoju rozwiązania.
Jaki system ERP dla firmy produkcyjnej wybrać?
Nie istnieje jedno rozwiązanie odpowiednie dla każdego zakładu. Inne wymagania będzie miał niewielki producent realizujący kilkadziesiąt zleceń miesięcznie, a inne przedsiębiorstwo posiadające kilka zakładów, rozbudowany park maszynowy i wielopoziomowe struktury produktów.
Dlatego najważniejsze pytanie nie powinno brzmieć: „który ERP ma najwięcej funkcji?”, ale raczej: „który system najlepiej odwzoruje nasze procesy i będzie w stanie rozwijać się razem z firmą?”.
Warto przy tym brać pod uwagę przede wszystkim możliwość integracji procesów, planowanie produkcji, gospodarkę materiałową, kontrolę kosztów, raportowanie, skalowalność oraz dostępność specjalistycznych rozszerzeń.
Przedsiębiorstwa, które rozważają wdrożenie lub zmianę obecnego rozwiązania, mogą sprawdzić możliwości, jakie oferuje system ERP dla firmy produkcyjnej oparty na rozwiązaniach dostępnych w ofercie IT Vision.
Ostatecznie celem wdrożenia nie powinno być samo zastąpienie Excela czy starego programu nową aplikacją. Dobrze zaprojektowany ERP powinien dać przedsiębiorstwu większą kontrolę nad produkcją, pozwolić szybciej reagować na problemy i dostarczać danych potrzebnych do podejmowania decyzji – zarówno na hali produkcyjnej, jak i na poziomie zarządu.
Artykuł sponsorowany
