Brakowanie akt bywa niesłusznie traktowane jak techniczne porządkowanie magazynu. W rzeczywistości jest to nieodwracalna decyzja dotycząca dokumentów, które mogą potwierdzać prawa, zobowiązania lub przebieg postępowania. Pomyłka archiwisty może więc narazić instytucję na straty, a jego samego na odpowiedzialność pracowniczą, służbową, a w określonych przypadkach również karną. Dlatego kandydat do tego zawodu powinien znać nie tylko przepisy, lecz także praktyczne mechanizmy ograniczania ryzyka.
Błąd zaczyna się przed uruchomieniem niszczarki
Najczęstszą przyczyną nieprawidłowego brakowania jest automatyzm. Archiwista zauważa oznaczenie kategorii B, sprawdza rok zamknięcia teczki i uznaje, że dokumenty można usunąć. Nie weryfikuje jednak sposobu obliczenia okresu przechowywania, aktualności kwalifikacji ani tego, czy akta nadal są potrzebne ze względu na kontrolę, spór sądowy lub roszczenia pracownicze.
Profesjonalne brakowanie dokumentacji niearchiwalnej wymaga oceny zawartości teczek, porównania ich z ewidencją oraz zachowania właściwej ścieżki akceptacji. W jednostkach objętych nadzorem archiwalnym proces odbywa się co do zasady po uzyskaniu zgody dyrektora właściwego archiwum państwowego. Sam upływ okresu przechowywania nie oznacza zatem, że dokumentację można natychmiast zniszczyć.
Które uchybienia powodują największe ryzyko?
Niebezpieczne są zwłaszcza błędy, których nie da się naprawić po odbiorze akt przez firmę niszczącą. Należą do nich:
- obliczenie okresu przechowywania od niewłaściwej daty;
- skierowanie akt do zniszczenia bez wymaganej zgody;
- umieszczenie na spisie innych teczek niż te faktycznie przygotowane do wywozu;
- pomieszanie dokumentacji niearchiwalnej z materiałami archiwalnymi;
- pominięcie informacji o trwającym postępowaniu, kontroli albo nierozliczonej umowie;
- brak protokołu potwierdzającego zakres i sposób zniszczenia.
Każde z tych uchybień może pozbawić organizację ważnego dowodu. Skutkiem bywają roszczenia finansowe, negatywne ustalenia pokontrolne, utrata zaufania pracodawcy, a także konieczność wyjaśnienia, kto zatwierdził zniszczenie i czy dochował należytej staranności.
Kiedy pomyłka prowadzi do zwolnienia lub postępowania karnego?
Skalę zagrożenia pokazuje sprawa rozpatrywana przez Sąd Najwyższy, dotycząca utraty 152 depozytów zawierających oryginalne dokumenty zabezpieczające kredyty. Postępowanie wyjaśniające wskazało osoby odpowiedzialne za niewłaściwe administrowanie dokumentacją, a bank rozwiązał z pracownicą umowę bez wypowiedzenia. Spór sądowy dotyczył również prawidłowości samego zwolnienia, jednak przypadek potwierdza, że błędne przekazanie akt do utylizacji może zostać uznane za ciężkie naruszenie obowiązków.
Konsekwencje mogą być jeszcze poważniejsze, gdy dokument zostaje usunięty świadomie albo osoba odpowiedzialna godzi się z możliwością jego bezprawnego zniszczenia. Artykuł 276 Kodeksu karnego przewiduje za niszczenie, uszkadzanie, ukrywanie lub usuwanie dokumentu, którym sprawca nie ma prawa wyłącznie rozporządzać, grzywnę, ograniczenie wolności albo pozbawienie wolności do dwóch lat.
Certyfikowane szkolenie – ogranicz ryzyko błędnych decyzji
Kurs kancelaryjno-archiwalny Pełni Wiedzy przygotowuje uczestników do prowadzenia ewidencji, kwalifikowania akt oraz realizowania procedury brakowania z należytą starannością. Szkolenie obejmuje 24 godziny dydaktyczne, trwa trzy dni, kończy się egzaminem, a absolwent otrzymuje certyfikat instytucji szkoleniowej. Wiedza jest przedstawiana w sposób przydatny zarówno przyszłym archiwistom, jak i osobom oddelegowanym do uporządkowania dokumentacji.
W tej pracy liczą się szczegóły. Właśnie dlatego warto nauczyć się rozpoznawać sytuacje, w których proces należy wstrzymać, dokumentację ponownie ocenić, a decyzję skonsultować.
Zapisz się na certyfikowany kurs Pełni Wiedzy i zdobądź kompetencje, które pozwolą Ci bezpiecznie rozpocząć pracę archiwisty.
Artykuł sponsorowany
